Există cazuri frecvente în care, la cererea unor organizații terțe, a angajaților actuali sau foști ai întreprinderii și a altor cetățeni, este necesar să se întocmească un extras din documentul principal destinat uzului intern și care să conțină informații de natură confidențială. Există cerințe speciale pentru pregătirea acestor documente.
Instrucțiuni
Pasul 1
Luați originalul documentului original și selectați fragmentele de copiat și transferate în declarație. Citarea exactă este principala cerință pentru întocmirea unui extras. Nu există un formular specific pentru astfel de documente, aici urmați regulile generale ale lucrărilor de birou care guvernează executarea documentației comerciale. Mult mai important este conținutul extrasului, care ar trebui să fie compus din blocuri de informații obligatorii.
Pasul 2
Pentru început, plasați numele documentului în partea superioară a centrului foii pe scurt subiectul, esența documentului. Apoi, selectați și copiați partea documentului principal, care conține detaliile inițiale (numele companiei, data și locul evenimentului, numărul participanților etc.). Completați extrasele plasând un fragment de text referitor la întrebarea adresată direct (un punct de pe ordinea de zi a ședinței etc.), indicând numărul său de serie în funcție de la prevederile din documentul original.
Pasul 3
Acum găsiți și copiați o bucată de text care descrie cursul discuției despre această problemă (dacă există) și decizia luată cu privire la aceasta. Introduceți citatul în declarație, amintind să includeți numerotarea din documentul principal acolo. Așezați aici numele, inițialele și funcțiile persoanelor responsabile care au semnat originalul.
Pasul 4
Verificați extrasul finalizat de la persoanele autorizate să efectueze astfel de acțiuni. Cel mai adesea este secretarul organizației sau ofițerul de personal. Aici extrasul va fi comparat cu documentul original pentru potrivirea exactă. În concluzie, declarația trebuie să conțină cuvântul „Adevărat”, trebuie scrisă semnătura (cu decodare între paranteze) a persoanei responsabile, trebuie indicată poziția sa, data și ora certificării documentului.
