Păstrarea evidenței contabile este o sarcină destul de minuțioasă. Dosarele cu facturi pentru anumite tipuri de contracte trebuie păstrate în organizație timp de până la zece ani, deci trebuie să fie depuse astfel încât să poată fi găsit în orice moment documentul necesar.
Instrucțiuni
Pasul 1
Păstrați un jurnal cu facturi. Introduceți acolo toate numerele documentelor pe care intenționați să le înregistrați. Cel mai bine este să faceți acest lucru electronic, într-un program special sau într-o foaie de calcul Excel obișnuită. Introduceți numărul documentului (de obicei mixt - numeric și numeric) și data acestuia. Din când în când, transferați datele pe discuri astfel încât, în cazul unei defecțiuni a computerului, arhiva să rămână intactă și sigură.
Pasul 2
Creați mai multe registre de facturare dacă există mai multe persoane juridice în companie. Când redactați un document, dați-i imediat numărul corespunzător. Aplicați convenții. De exemplu, marcați facturile emise pentru SA "Zolotaya Antelope" ca 123-ZA, iar pentru SA "Padishah" ca 123-P. Asigurați-vă că indicați numărul contractului sau acordului pentru care a fost întocmită această factură.
Pasul 3
Luați factura care trebuie depusă. Punch două găuri cu un perforator. Lipiți documentul într-un folder. Folosiți lianți de mare capacitate pentru a evita încrețirea valorilor mobiliare. Nu le umpleți prea strâns.
Pasul 4
A doua metodă de stocare este în folderele de fișiere. Luați capacul transparent și introduceți factura în el. Așezați fișierul într-un liant și asigurați-l cu suporturi speciale.
Pasul 5
Etichetați fiecare folder. Rețineți ce facturi de persoane juridice sunt stocate acolo. Notați perioada pentru care au fost colectate documentele.
Pasul 6
Vă rugăm să trimiteți facturi mai vechi de trei ani la depozit. Îndoiți folderele în cutii de carton care sunt respirabile cu ușurință. Indicați pe pereți numărul de lianți din interior și de care persoană juridică aparțin. În programul în care înregistrați documente, marcați care dintre ele au fost trimise la depozit. Dacă este necesar, va fi întotdeauna posibil să ridicați arhiva și să găsiți documentele necesare.
