Documentele expirate stocate în arhivă sunt supuse distrugerii, care se efectuează în mai multe etape. În primul rând, documentele sunt selectate, se creează o comisie, se întocmește un act și are loc distrugerea directă pe tocătoare.
Necesar
- - act de distrugere;
- - act de distrugere;
- - tocător (mașină de tocat hârtie).
Instrucțiuni
Pasul 1
Toate documentele de arhivă sunt supuse revizuirii anuale pentru a fi selectate pentru distrugere. Acest lucru face posibilă eliberarea spațiului în timp util pentru noile documente primite de la întreprinderi pentru stocarea arhivelor.
Pasul 2
Selectați documentele pentru distrugere. Majoritatea documentelor de arhivă au fost păstrate timp de 75 de ani. Selecția documentelor este efectuată de personalul arhivei.
Pasul 3
După ce ați selectat documentele, întocmiți un act de distrugere. Un act este un inventar complet al documentelor care trebuie distruse. Este necesar să indicați numărul de serie al fiecărui document, o descriere. În fața fiecărui document, indicați numărul articolului sau al documentului de reglementare pe baza căruia se face radierea. Fii ghidat de lista documentelor tipice.
Pasul 4
Rețineți că este posibil ca lista să nu conțină numele tuturor documentelor care trebuie anulate, astfel încât arhivistul trebuie să decidă în mod independent la care articol sau dispoziție standard aparține un anumit document.
Pasul 5
Actul de distrugere trebuie întocmit în conformitate cu apendicele nr. 4 „Cu privire la regulile de bază pentru funcționarea arhivelor” pentru 2002. Documentul completat trebuie semnat de toți membrii comisiei create și de un reprezentant autorizat al administrației arhivei.
Pasul 6
Atașați un alt act la actul executat, în care indicați numărul total de documente care trebuie distruse, precum și greutatea totală a acestora. Nu uitați că primul act fără al doilea este considerat invalid. Și dacă se constată o astfel de încălcare în timpul verificării, poate fi aplicată o amendă administrativă reprezentantului responsabil al arhivei dumneavoastră.
Pasul 7
Puteți încredința distrugerea directă unei organizații specializate care furnizează servicii de masă de acest fel și care dispune de tocătoare industriale, sau puteți efectua distrugerea chiar dacă organizația dvs. are propriul tocător.
