Unele domenii de activitate necesită sistematizarea mărfurilor, produselor și documentelor. Fișierul cardului poate fi utilizat nu numai în producție. De exemplu, va fi util unei persoane care colectează timbre sau monede sau unei florării. În general, oriunde trebuie să îl găsiți rapid pe cel potrivit dintr-o gamă largă de obiecte.
Instrucțiuni
Pasul 1
Informațiile conținute în fișier trebuie să fie ușor accesibile, indiferent de dimensiunea stocării datelor. Prin urmare, împărțiți întregul volum în blocuri, de exemplu, alfabetic sau după dată. Acest lucru vă va ajuta să găsiți informațiile de care aveți nevoie (card) într-un timp scurt.
Pasul 2
Toate intrările din fișier trebuie să fie îngrijite. De exemplu, dacă numele sunt scrise de mână, acestea ar trebui să fie de înțeles, fără pete, deoarece acest lucru va face dificilă găsirea informațiilor de care aveți nevoie.
Pasul 3
Fișierul trebuie stocat într-un loc desemnat, de exemplu, într-un raft. Cutiile trebuie să se potrivească cu dimensiunea cărților. Asigurați-vă că faceți un inventar al conținutului, astfel încât să nu trebuie să răsfoiți în mod constant date inutile. Pe măsură ce datele sunt completate, introduceți informațiile în inventar.
Pasul 4
Semnele de căutare conținute în elementele indexului cardului (carduri, fișiere etc.) trebuie să fie strict sistematizate. De exemplu, dacă acesta este un index de card pentru flori, semnele de căutare („chei”) din toate elementele trebuie afișate în același mod. Pentru a face acest lucru, creați un „schelet” al elementului de căutare.
Pasul 5
Să presupunem că doriți să întocmiți un index al cardurilor florilor dvs. Toate au caracteristici diferite, dar constau dintr-o serie de elemente identice: inflorescență, tulpină, frunză, rădăcină etc. În consecință, toate aceste elemente trebuie conținute în „schelet”. De exemplu, numele este „Floarea-soarelui”, forma inflorescenței este „Rotundă”, culoarea „Galben” etc.
Pasul 6
Orice colectare de date ar trebui să fie însoțită de o „Listă de criterii de căutare”. Într-o arhivă formată din carduri obișnuite, poate fi un document text; pentru un formular de arhivă virtuală - o listă derulantă din care utilizatorul va selecta semnul de care are nevoie. Dacă păstrați un dulap electronic de înregistrare, asigurați-vă că creați o înregistrare pe un disc amovibil, deoarece hard disk-ul se poate arde oricând.
