Termenul fac simile - din latină înseamnă „a face ca”. O semnătură facsimilă este un clișeu sub formă de sigiliu sau ștampilă, pe care semnătura scrisă de mână a persoanei care, conform reglementărilor întreprinderii sau organizației, semnează documentele, este tăiată cu gradul maxim de fiabilitate într-o oglindă imagine.
Pentru ce este o semnătură facsimil?
Un analog mecanic al semnăturii scrise de mână a unui manager sau al altui oficial responsabil - o semnătură facsimilă - este utilizat în activitatea de birou a multor întreprinderi și organizații. Poate fi solicitat în lipsa proprietarului semnăturii, dacă este necesar să întocmească un document urgent și, în plus, proprietarul îl poate folosi, căruia îi aduc grămezi întregi de hârtii pentru semnare. Cu toate acestea, din mai multe motive, utilizarea pe scară largă a semnăturilor facsimile în relațiile financiare, economice, juridice și fiscale este destul de riscantă.
Cazurile în care sigiliul facsimil al unui manager a căzut în mâinile angajaților fără scrupule este un eveniment frecvent, prin urmare, în 2004, scrisoarea Ministerului Impozitelor și Taxelor nr. 18-0-09 / 000042 „Cu privire la utilizarea unui facsimil semnătura „a definit în mod clar cazurile în care utilizarea acesteia este strict interzisă … Conform acestei scrisori, semnătura facsimil nu este pusă și nu este considerată valabilă pe diferite tipuri de procuri, facturi, plăți și alte documente financiare. Scrisoarea prevede, de asemenea, cazurile în care utilizarea facsimilelor este considerată acceptabilă.
În cazul în care organizația prevede utilizarea faxurilor, este necesar să se numească un angajat responsabil pentru stocarea acestuia și să se stabilească această responsabilitate în fișa postului său.
Când se poate utiliza o semnătură facsimilă
O amprentă facsimilă a unei semnături poate fi utilizată în relațiile de drept civil, în acest caz utilizarea acesteia este reglementată de clauza 2 a articolului 160 din Codul civil al Federației Ruse. Se prevede că condiția pentru validitatea unei astfel de semnături poate fi, cu excepția cazului în care este prevăzut de lege, un simplu acord al părților. Acest lucru înseamnă că, atunci când utilizarea facsimilelor este planificată la încheierea tranzacției, părțile trebuie să încheie, de asemenea, un acord suplimentar în acest sens.
Într-un acord care prevede utilizarea semnăturilor facsimile, este imperativ să se stipuleze perioada de valabilitate a acestuia.
Acest acord se poate referi la o singură tranzacție specifică sau poate prevedea toate tranzacțiile ulterioare pe care organizația intenționează să le încheie cu această contrapartidă. Asigurați-vă că enumerați tipurile de documente din acest acord cărora li se aplică normele. În plus față de acord, șeful organizației trebuie să se asigure că această ștampilă facsimil este strict înregistrată și monitorizată. Prin ordinul său, el numește persoane care au dreptul să utilizeze o semnătură facsimilă, specifică tipurile de documentație unde poate fi utilizată și oferă o listă de măsuri și măsuri pentru a asigura siguranța acesteia.
