Inventarul documentelor este o carte de referință care relevă compoziția și conținutul documentelor, sistematizează și le ia în considerare în întregul set de documente. Compilarea stocurilor este o etapă importantă în procesarea și ordonarea documentelor, al căror scop nu este doar siguranța documentelor, ci și execuția clară a acestora.
Instrucțiuni
Pasul 1
Efectuați înregistrarea listei de documente pe antetul organizației (dacă există). Acest lucru nu este necesar, ci o cerință de dorit pentru astfel de documente. În orice caz, trebuie indicat numele organizației.
Pasul 2
Notați titlul, care ar trebui să conțină informații care determină proprietatea documentelor incluse în inventar. De exemplu, „Inventarul documentelor în dosarul penal”, „Inventarul documentelor disponibile în dosarul de atestare”, „Inventarul documentelor pentru viză în Danemarca” etc. În cazul în care organizația compilează stocuri în mod regulat, scrieți numărul de serie al inventarului.
Pasul 3
Creați un tabel format din următoarele secțiuni: „Nr. P / p”, „Numele documentului”, „Numărul de foi din document”. Vă rugăm să completați toate câmpurile listate. Adăugați coloane de căutare în tabel, după cum este necesar. De exemplu, Pagini _ până _, Numere pagini, Valoare, Notă și așa mai departe.
Pasul 4
Sub tabel, scrieți câte foi, documente sau copii includeți în inventar. Scrieți în cifre și cuvinte: 3 (trei), 25 (douăzeci și cinci).
Pasul 5
Completați compilarea inventarului cu semnăturile șefilor organizației, într-un fel sau altul responsabili de executarea acestui inventar (inspector al departamentului de personal, șeful producției etc.). Notați numele complet al funcției de manager și o transcriere a numelui, prenumelui și patronimicului acestuia. Dacă este necesar, includeți numele complet în document. și semnătura persoanei care a predat și a acceptat documentele.
Pasul 6
De asemenea, indicați data documentului. Poate fi localizat atât la sfârșitul cât și la începutul inventarului, atât în stânga, cât și în dreapta documentului. Sigiliul organizației nu este pus pe inventar.
Pasul 7
Lista documentelor este întocmită în două exemplare: unul rămâne în organizație, celălalt este prezentat la locul solicitării.
