În ciuda răspândirii tot mai mari a gestionării documentelor electronice, a comunicării între întreprinderi prin e-mail, corespondența comercială nu și-a pierdut relevanța. Peste 80% din scrisorile de afaceri sunt tipărite pe hârtie și trimise prin poștă sau printr-o expediție intradepartamentală. Cum se scrie corect o scrisoare, astfel încât să-și atingă obiectivul și să nu fie trimisă de destinatar la coșul de gunoi?
Instrucțiuni
Pasul 1
Când începeți să scrieți o scrisoare de afaceri, luați un antet de afaceri. De regulă, formatul său este definit în instrucțiunile pentru lucrările de birou, tipărite pe hârtie A4. Dacă tipărirea va fi efectuată pe un antet gata făcut, aveți grijă să aveți suficientă indentare deasupra (pentru a se potrivi detaliilor companiei). Lăsați marginea în stânga - 30mm, în dreapta și în partea de jos - 20mm (mai mică, dar nu mai puțin de 15mm).
Pasul 2
Atunci când alegeți un formular, decideți cu privire la locația detaliilor (unghiulare sau longitudinale). Dacă scrisoarea dvs. este legată de producție și activități financiare, poartă informații, o ofertă de cooperare, se adresează unei persoane private - este mai bine să utilizați dispunerea unghiulară a detaliilor (în colțul din stânga sus al foii).
Detaliile destinatarului sunt tipărite în partea din stânga sus a scrisorii. Pentru o persoană juridică, acesta este numele organizației (în cazul nominativ), poziția persoanei căreia îi este adresată scrisoarea (în cazul dativ). De exemplu, SA "PavlovskGranit", șeful departamentului de vânzări Ivanov I. I.
Dacă scrisoarea este trimisă șefului, numele întreprinderii poate fi omis, deoarece este inclus în titlul funcției (de exemplu, „Directorul SA PavlovskGranit” Sidorov EE).
Pasul 3
Scrisoare de felicitare, scrisoare de invitație va arăta mai bine pe un antet cu un aranjament longitudinal de detalii. În antetul unei astfel de scrisori, numărul minim de detalii este stema sau emblema, numele întreprinderii, denumirea prescurtată (numai dacă este consacrată în cartă sau alt document de guvernare), data și numărul. Adresa, numerele de telefon, adresa de e-mail a organizației se află în subsol. Este recomandabil să plasați conținutul unei astfel de scrisori pe o singură foaie.
Pasul 4
Acum începeți să scrieți scrisoarea în sine. Numele documentului (Scrisoare) nu trebuie să fie tipărit. Alegeți un font la alegere, dacă nu este specificat în instrucțiunile de lucru de la birou. Cel mai frecvent utilizat font este Times New Roman, dimensiunea 12-14.
Pasul 5
Dacă este destinat unei anumite persoane, contactați-l direct („Dragă Nikolai Ivanovici!”) Și numai „dumneavoastră”. Dacă nu, mergeți direct la text. În cazul în care litera este scurtă, schimbați distanța dintre 1 și 5.
Conținutul trebuie să fie clar, exprimând clar ceea ce doriți de la destinatar.
Pasul 6
La sfârșit, indicați poziția șefului care a semnat scrisoarea, numele complet (puneți inițiale în fața numelui de familie, de exemplu, V. I. Petrov). Mai jos sunt coordonatele dvs. ca interpret - nume, prenume, patronimic, număr de telefon.
