Atunci când o organizație acumulează documentație care necesită stocare pe termen scurt sau pe termen lung, este necesar să o organizați și să capsați dosarele cu acoperire moale sau dură. Fiecare caz specific poate avea propriile cerințe pentru proiectarea arhivei și succesiunea lucrărilor, deoarece nu există standarde legislative stricte în acest domeniu. Cu toate acestea, definește principiile de bază la care aderă grefierii cu experiență.
Necesar
- - creion negru de plumb;
- - ciur clerical (sau dispozitiv UPD);
- - clema;
- - ac de cusut;
- - fir sau fir de nailon;
- - foarfece;
- - o foaie de hârtie albă;
- - lipici de papetărie;
- - acoperi.
Instrucțiuni
Pasul 1
După examinarea valorii documentației, numerotați-o plasând un număr de serie (în ordine cronologică) în colțul din dreapta sus al fiecărei foi cu un creion negru de plumb. Începeți cu prima inversare; lista de titluri a documentelor conținute și ultima pagină nu trebuie să fie numerotate. Asigurați-vă că numerele nu intră în text.
Pasul 2
Faceți două perechi de găuri cu un punte clerical special în mijlocul marginii stângi a fiecărui document. Pentru a preveni căderea teancului de hârtii, fixați-l într-o clemă. De regulă, grefierii așează găuri într-o linie verticală, lăsând cel puțin 3 cm între fiecare gaură. Dacă foaia are o margine îngustă, puteți lipi o bandă albă pe margine.
Pasul 3
Utilizați o mașină specială pentru documentarea intermitentă (UPD). Acest lucru vă va reduce semnificativ munca, deoarece cu acest dispozitiv puteți străpunge un teanc de documente grosime de 10 cm la un moment dat. Citiți cu atenție instrucțiunile și lucrați cu atenție - burghiul se încălzește foarte tare.
Pasul 4
Începeți să coaseți folderul folosind o sfoară specială sau un fir de nailon puternic și un ac de cusut. Flashează arhiva de două ori pentru o comitere sigură. Trageți „cozile” slăbite ale cablului (aproximativ 5-6 cm) prin gaura din mijloc de pe partea cenușie a „cărții” și faceți un nod puternic.
Pasul 5
Tăiați un cerc (aproximativ 4 cm în diametru) din hârtie albă groasă și lipiți nodul cu ea. Folosiți lipici obișnuit de papetărie. Prindeți autocolantul cu un sigiliu, aplicați semnătura certificării și data sub acesta. Dacă folderul a fost deja legat fără o pagină de confirmare, atunci este permisă lipirea acestuia în interiorul capacului.
Pasul 6
Glisați folderul dantelat într-o copertă specială sau legați documente cu o mașină. Pentru o arhivă pe termen lung, este recomandat să alegeți o copertă dură, în alte cazuri sunt potrivite „haine” din carton sau din hârtie acoperită groasă. În orice caz, ar trebui să fie un produs de tipărire pentru afaceri, proiectat în conformitate cu stilul corporativ.
