Activitatea oricărei întreprinderi sau organizații, indiferent de forma de proprietate, este imposibilă fără administrarea documentelor, ceea ce, de fapt, este o confirmare a acestei activități. Unificarea circulației documentelor a fost făcută încă în anii 79 ai secolului trecut, dar standardele create atunci, cu modificări și completări minore, sunt valabile și astăzi.
Instrucțiuni
Pasul 1
Sistemul unificat de gestionare a documentelor necesar pentru a sprijini activitățile organizației include trei tipuri de documente:
- organizațional;
- administrativ;
- informații și referințe.
Ultimul tip de documente este auxiliar în raport cu primele două și, spre deosebire de acestea, nu este obligatoriu pentru executare. Acestea conțin orice informații speciale de serviciu necesare atât pentru luarea deciziilor manageriale, cât și pentru înțelegerea și implementarea lor corectă.
Pasul 2
Documentele de referință includ: buletine informative de afaceri; telegrame și mesaje telefonice; notificare, raport și note explicative; rezumate, recenzii și rapoarte de informare, acte. Conținutul acestor documente poate fi luat în considerare numai sau poate induce acțiuni pe baza acestor informații. Aceasta este o parte importantă a fluxului de lucru, fără de care este imposibil să se organizeze orice proces de producție.
Pasul 3
Dacă vorbim despre anumite tipuri de informații și documente de referință, cea mai mare parte a acestora, de regulă, sunt scrisori de informații, în care autorii aduc în atenția respondentului unele fapte, informații despre bunuri, evenimente sau activități viitoare. Ele pot fi atât proactive, cât și cele care sunt scrise sub forma unui raport privind implementarea sarcinilor atribuite de la organizațiile părinte cu cel mai înalt nivel de management. Scrisorile de vânzare auto-motivate se referă, de asemenea, la informații și documente de referință.
Pasul 4
Rezumat, prezentare generală sau notă informativă - documente care conțin o descriere a aceluiași tip de fapte, lucruri sau evenimente în care poate fi prezent un scurt rezumat, dar această cerință nu este obligatorie. Certificatele obișnuite pot fi pregătite la cererea părților interesate sau a persoanelor fizice și servesc drept document care confirmă orice fapt. Acestea sunt, de exemplu, certificate de salariu, componența familiei, locul de muncă sau de studiu etc.
Pasul 5
Notele de serviciu sunt utilizate de obicei ca schimb de informații între departamente care nu depind în mod direct de producție. Rapoartele sunt scrise către supraveghetorul imediat pentru a informa despre faptele pe care trebuie să le cunoască de serviciu. Declarațiile explicative sunt folosite în cazurile de încălcare a disciplinei muncii, sunt scrise chiar de către infractori pentru a explica fapta lor. Actele care confirmă un anumit fapt sunt întocmite în mod colectiv și semnate de cel puțin 3 participanți la cec sau acțiune.
