Secretarii cu experiență știu că corespondența de afaceri constă în două treimi din anchete și răspunsuri la acestea. Scopul principal al unei întrebări scrise este de a obține orice informații de la destinatar. Autorul scrisorii se așteaptă să primească cel mai complet răspuns posibil, care îi va fi furnizat în termenul prevăzut de lege sau indicat în cerere. Nu există reguli stricte pentru procesarea întrebărilor scrise. Cu toate acestea, există mai multe cerințe generale pentru corespondența de afaceri care ar trebui respectate la pregătirea acestora.
Necesar
- - Forma companiei;
- - hârtie A4;
- - pix;
- - calculator;
- - Imprimantă.
Instrucțiuni
Pasul 1
Imprimați o scrisoare de întrebare pe antetul organizației dacă solicitați în numele unei echipe și dintr-un motiv oficial la o altă organizație sau la o persoană. Un cetățean care trimite o cerere către orice instituție trebuie să o scrie lizibil sau să o tipărească pe o foaie A4.
Pasul 2
Indicați în colțul din dreapta sus al scrisorii informații despre destinatar: numele complet al funcției sale, prenumele și inițialele, adresa poștală a organizației (dacă este necesar). Informațiile despre compania expeditoare sunt în partea stângă a formularului. Într-o linie specială, grefierul trebuie să noteze numărul și data documentului de ieșire. Dacă aplicați în numele dvs., enumerați-vă propriile date mai jos: nume, prenume, patronimic (fără prescurtare), adresa de domiciliu, numărul de telefon de contact. De exemplu: „către directorul LLC„ Early Morning”VV Petrov Semenov Vasily Vasilyevich, cu domiciliul la adresa: Nsk, str. Pervaya, 15, apt. 15, telefon 00-00-00.
Pasul 3
Scrieți un titlu pentru e-mailul dvs. Ar trebui să reflecte pe scurt esența recursului scris, de exemplu: „Cu privire la dimensiunea minimă a lotului de semințe de margaretă și prețul cu ridicata pentru acestea”. Pe antet, așezați aceste elemente de sprijin în stânga. Când vorbiți în numele unei persoane, puteți indica pur și simplu formatul scrisorii, tastând în mijlocul rândului expresia „scrisoare de întrebare”, „cerere scrisă” sau „scrisoare de cerere”.
Pasul 4
Accesați declarația cererii în sine. Acesta va fi corpul principal al scrisorii tale. În primele 1-2 propoziții, explicați motivul și scopul pentru care doriți să primiți aceste informații. De exemplu: „În luna mai, membrii parteneriatului de grădină„ Sad”intenționează să efectueze o achiziție în bloc de semințe de margaretă. După examinarea broșurii publicitare a companiei dvs., am decis să folosim serviciile oferite. În acest sens, vă rugăm să trimiteți următoarele informații la adresa de mai jos."
Pasul 5
Formulați fiecare întrebare. Încearcă să fii precis și concis. Nu faceți propoziții prea lungi, inclusiv 2-3 întrebări la un moment dat. Asigurați-vă că puneți un semn de întrebare la final - acest lucru va evidenția vizual subiectul principal. Dacă există mai multe întrebări, completați-le cu o listă numerotată. De exemplu: „1. Care este dimensiunea minimă a lotului de semințe? 2. Cât costă 1 sac de semințe cu ridicata și cu amănuntul? Cât timp va dura livrarea lotului achiziționat? Ce documente trebuie prezentate pentru a încheia un contract de furnizare între compania dvs. și un parteneriat de grădinărit?"
Pasul 6
Încheiați scrisoarea cu o notă de mulțumire. De asemenea, puteți indica cu tact intervalul de timp dorit pentru primirea unui răspuns, de exemplu: „Vă mulțumim anticipat pentru răspunsul dvs. Sperăm să primim lista de prețuri într-o săptămână. Pe ultima linie, semnează (în numele organizației, capul este semnat) și data.
