O telefonogramă înseamnă un nume generalizat pentru documentele transmise oral prin telefon. Se utilizează pentru a transmite informații despre servicii, de regulă, în cazurile de urgență când destinatarul trebuie să fie notificat urgent despre ceva, să trimită un mesaj, să trimită o invitație.
Necesar
articole de papetărie, numere de telefon ale destinatarului, jurnal de poștă de ieșire, comunicare telefonică
Instrucțiuni
Pasul 1
Pregătiți textul mesajului telefonic. Indicați pe scurt esența mesajului, lungimea recomandată a textului nu depășește 50 de cuvinte. Dacă mesajul telefonic conține o indicație a unui eveniment care ar trebui să aibă loc în viitor: o întâlnire, o întâlnire, întocmirea unui act etc., atunci asigurați-vă că indicați locul și ora specifică evenimentului.
Textul ar trebui formulat în așa fel încât să excludă posibilitatea interpretării duble.
Pasul 2
Elaborați un mesaj telefonic pe hârtie conform regulilor pentru întocmirea unei scrisori din cap. Astfel, documentului cu textul i se vor atribui cerințele: un număr unic și data compilării. Mesajul telefonic este semnat de persoana în numele căreia va fi transmis.
Pasul 3
Stabiliți destinatarul mesajului telefonic. Dacă există mai mulți destinatari, faceți o listă de destinatari în plus față de textul mesajului. O astfel de listă este întocmită pe o foaie separată, conține numele organizațiilor cărora trebuie să le trimită mesajul telefonic și numerele de telefon corespunzătoare.
Pasul 4
Înregistrați mesajul telefonic în jurnalul de corespondență de ieșire. Dacă un mesaj telefonic este o întâmplare rară în fluxul de lucru, utilizați un jurnal general pentru a vă înregistra. În cazul în care recurgeți în mod regulat la această metodă de transfer de informații, începeți un jurnal separat pentru mesajele telefonice, astfel încât vă va fi mai convenabil să navigați.
Pasul 5
Sunați la destinatar și cereți să primiți un mesaj telefonic. Aflați și înregistrați poziția, prenumele, numele, patronimicul persoanei care primește mesajul telefonic.
Pasul 6
Spuneți abonatului:
- funcția, prenumele, numele, patronimicul persoanei în numele căreia este trimis mesajul telefonic;
- poziția dvs., prenumele, numele, patronimicul și numărul de telefon.
Dictează textul mesajului telefonic. După ce ați transmis textul, rugați abonatul să recitească mesajul telefonic pentru a verifica corectitudinea înregistrării acestuia.
Pasul 7
Aflați de la abonat numărul de înregistrare al mesajului telefonic, scrieți-l.
