Atunci când este necesar să se trimită documente oficiale destinatarului: o declarație, o cerere, o copie a unei declarații de creanță și altele - corespondența nu este doar importantă, ci semnificativă din punct de vedere juridic. Pentru ca livrarea să aibă loc din punct de vedere al legii, este necesar să se urmeze o anumită procedură.
Instrucțiuni
Pasul 1
Pregătiți documentul pentru a fi trimis destinatarului în duplicat. Unul dintre ei trebuie să rămână cu tine.
Pasul 2
Dacă este posibil, livrați documentul personal. Predați direct destinatarului sau reprezentantului său autorizat. Puterile unui reprezentant pot fi certificate de o procură sau pot rezulta din lege. Este mai sigur să predați corespondența adresată unei persoane private contra primirii. Dacă transferați documente către o persoană juridică, faceți-o prin secretariat sau birou. Când destinatarul este oficial, puteți utiliza oricare dintre aceste opțiuni.
Pasul 3
În cazul livrării personale, asigurați-vă că copia dvs. conține o chitanță de la persoana care a primit corespondența. Persoana căreia îi dați documentul trebuie să scrie cuvântul „primit”, numele și inițialele sale, precum și data curentă și, desigur, să lase o semnătură. Dacă este angajat al organizației, ar trebui să se facă și o indicație a poziției sale.
Pasul 4
Când este necesar, transmiteți corespondența destinatarului printr-un curier sau intermediar, fără a uita să îi instruiți cine și cum să o livreze.
Pasul 5
Dacă nu puteți livra corespondența personal sau destinatarul refuză să o accepte, utilizați serviciile de poștă. Ar trebui trimis prin poștă recomandată cu o notificare și o listă de atașamente. În unele cazuri, aceasta este singura opțiune în care instanța sau alt organism autorizat recunoaște serviciul ca fiind valid. Pentru confirmarea faptului că destinatarul a primit scrisoarea, vi se va returna un document - o notificare prin e-mail. Inventarul atașamentului este necesar pentru a avea dovada trimiterii prin poștă nu a unei scrisori goale sau a unui document străin, și anume a celui care trebuie comunicat.
Pasul 6
După ce vi se returnează notificarea, atașați-o și lista de atașamente la copia rămasă a documentului. A se păstra până când nu mai este necesar.
