O scrisoare de respingere este o parte foarte specifică a corespondenței comerciale. Ar trebui să conțină un răspuns negativ la solicitarea clientului sau propunerea partenerului. În același timp, este important să mențineți relații bune cu destinatarul scrisorii. Pentru a vă exprima fără echivoc poziția, dar pentru a nu jigni destinatarul și a lăsa o impresie favorabilă asupra dvs., urmați regulile de bază pentru redactarea unui refuz.
Necesar
- - antetul oficial al organizației;
- - calculator;
- - Imprimantă.
Instrucțiuni
Pasul 1
Redactează scrisoarea ta. Nu neglijați această etapă de pregătire a documentelor. Vă va permite să vă ordonați gândurile și să alegeți cele mai corecte fraze.
Pasul 2
Începeți textul cu adresa tradițională către destinatar: „Dragă Ivan Ivanovici!” sau "Dragă domn Ivanov!" Nu utilizați altă formulare, deoarece refuzul scris este oficial.
Pasul 3
În colțul din stânga sus, indicați destinatarul scrisorii: numele companiei, funcția, prenumele, inițialele unui angajat sau prenumele și inițialele unei persoane private. Informațiile despre compania dvs. vor fi prezentate pe antetul oficial din colțul din dreapta sus.
Pasul 4
Scrieți corpul principal al documentului. Mai întâi, repetați solicitarea sau propunerea care a fost primită. Desigur, nu trebuie să rescrieți complet textul documentului primit. Este suficient să-i rezumăm esența în câteva cuvinte, folosind discursurile tradiționale de afaceri: „În conformitate cu cererea dvs. pentru o copie a ordinului …” sau „Ca răspuns la solicitarea dvs. de prelungire a termenului de împrumut concesional, informăm ….
Pasul 5
În continuare, enumerați motivele refuzului. Explicația unui răspuns negativ ar trebui să fie scurtă, logică, fermă în esență, dar nu dură în formă. Nu denaturați situația, nu prezentați fapte inexistente și argumente neverosimile. Ori de câte ori este posibil, faceți o copie de rezervă a cuvintelor dvs. cu trimiteri la legi și reglementări. Dar nu merge la extreme. Supraîncărcând scrisoarea cu explicații îndelungate și scuze profunde, riscați să vă supărați pe destinatar.
Pasul 6
Începeți ultima parte a scrisorii cu formularea standard care vă permite să rămâneți politicos, dar ferm în decizia dvs.: „Având în vedere faptele de mai sus, din păcate, trebuie să refuzăm să cooperăm cu compania dvs.” sau „Regretăm că vă informăm că este imposibil să extindem mai mult linia de credit. …
Pasul 7
Încercați să atenuați respingerea. În acest scop, informați destinatarul despre alte opțiuni de cooperare, despre noile servicii ale companiei dvs. pe care le poate utiliza în condiții preferențiale, despre posibilitatea de a-și reexamina cererea după un anumit timp etc. Toate informațiile trebuie să fie absolut corecte și actualizate.
Pasul 8
Recitește proiectul de scrisoare. Corectați erorile, faceți completările și corecțiile necesare. Imprimați refuzul pe antetul oficial al organizației, semnați-l cu managerul și trimiteți-l destinatarului.
