Activitatea oricărei organizații implică lucrul cu documente. Unele dintre ele își pierd relevanța în timp și nu sunt utilizate în muncă. Pentru a scăpa de hârtiile inutile, acestea sunt de obicei distruse. Distrugerea documentelor trebuie efectuată în strictă conformitate cu regulile stabilite în activitatea de birou.
Necesar
- - act de distrugere;
- - mijloace tehnice pentru distrugerea documentelor.
Instrucțiuni
Pasul 1
Consultați procedura de distrugere a documentelor. Se aplică atât documentelor pe hârtie, cât și celor realizate în formă electronică. De obicei, documentele care și-au pierdut valoarea practică și au o perioadă de depozitare expirată sunt distruse. Acest lucru se aplică în primul rând personalului și documentelor contabile.
Pasul 2
Efectuați o examinare a valorii documentelor. Rezultatul acestuia ar trebui să fie un act privind alocarea și pregătirea pentru distrugerea acelor hârtii care nu mai sunt supuse stocării. Perioada de păstrare a documentelor este determinată de nomenclatorul actual al fișierelor organizației dvs. În unele cazuri, termenii sunt specificați în conformitate cu legile federale, decretele guvernamentale, listele departamentale sau standard de documente.
Pasul 3
Elaborați un act pentru distrugerea documentelor, menționând numele unității structurale în fața fiecărui grup de rubrici. Introduceți cazuri similare în act sub un singur titlu general, indicând numărul total de cazuri. Actul trebuie semnat de un angajat al organizației care a participat la examinarea valorii documentelor. După aceea, actul este aprobat de șef.
Pasul 4
Selectați cazuri pentru distrugere utilizând o vizualizare de pagină. Acest lucru vă va permite să nu ratați documentul necesar care a intrat accidental în fișier. Dacă materialele se află de mult timp în locația de depozitare, pot fi derulate selectiv pentru a determina relevanța documentelor.
Pasul 5
Alegeți metoda de distrugere a documentelor incluse în act. Pot fi arse sau folosite în acest scop o tocătoare de hârtie. Uneori materialele care urmează să fie distruse sunt transferate spre eliminare către o întreprindere specializată, întocmind procedura cu un certificat de acceptare și o factură corespunzătoare. Această din urmă metodă este utilizată cel mai adesea atunci când volumul documentației este semnificativ. Pentru a asigura confidențialitatea, transferul cazurilor și distrugerea acestora se efectuează de obicei sub supravegherea unui angajat al organizației.
